Çalışma hayatının bir parçası olan ve gerçekten önemli bir yere sahip olan toplantılar, aynı anda hem benzersiz bir fırsat hem de büyük bir zaman kaybı olabilir. Toplantıların birer zaman kaybı yerine katılımcılara katkı sağlayacak ve plan & projelerin sorunsuz bir şekilde işlemesini sağlayacak bir hale getirilmesinde ise en önemli husus toplantı yönetimidir. Bu noktada toplantı yönetimi nedir sorusu pek çok kişinin ortak merakıdır.

Toplantılar, pek çok farklı amaca sahiptir. Bilgilendirme toplantıları, eğitim toplantıları, güncelleme toplantıları, görev dağılımı toplantıları, proje geliştirme toplantıları ve kriz toplantıları gibi pek çok farklı başlık altında toplanabilirler. Toplantılar bunca farklı başlığa sahipken, tüm bu toplantıların başarısını doğrudan etkileyen tek bir ortak başlık bulunur; toplantı yönetimi. Toplantı yönetimi nedir ve başarılı bir toplantı yönetimi nasıl olmalıdır gibi soruların yanıtlarını aşağıdaki başlıklarda bulabilirsiniz.

Toplantı Yönetimi Nedir?

Toplantı yönetimi; toplantının amacının belirlenmesi, gündemin oluşturulması, toplantının verimliliğinin sağlanması, toplantının yönetimi, toplantının sonuçlandırılması ve toplantı sonrasında ise raporlama ve bilgilendirme gibi adımları içerisinde barındıran bir faaliyettir.

Toplantı yönetimi nedir sorusunun yanıtlanması her ne kadar kolay olsa da toplantı yönetiminin gerçekleştirilmesi ne yazık ki bu kadar kolay değildir. Çünkü, toplantı yönetiminde pek çok husus ve kriter mevcuttur. Toplantı yönetiminde yalnızca toplantıyı değil; katılımcıları da organize etmeniz gerekir. Aşağıdaki adımları takip ederek, etkili bir toplantı yönetimi nasıl sağlanır öğrenebilirsiniz.

Not: Toplantılarınızın daha verimli geçmesini istiyorsanız, toplantı notları ve verimli toplantı metotları hakkında hazırladığımız şu içeriklerimizi inceleyebilirsiniz:

• Verimli Toplantı Nasıl Yapılır?
• Toplantı Notları Nasıl Tutulur?

Toplantı Yönetimi Nasıl Sağlanır?

1 – Toplantının Amacı Belirlenir

Toplantı terimine her ne kadar aşina olsak da bu terime derinlemesine bir bakış attığımızda, aslında her toplantının birbirinden farklı olduğunu görmek oldukça kolaydır. Bir eğitim toplantısıyla proje başlangıç toplantısının gereksinimleri aynı olmayacağı gibi; bir genel durum toplantısıyla süreç aktarım toplantısının da akışı aynı olmayacaktır.

Tam olarak bu sebepten, bir planlama yapmadan önce toplantının türü ve amacı belirlenmelidir. Toplantının türünü ve amacını belirledikten sonra, toplantı yönetiminin ilk aşaması olan gündem belirlemeye geçilebilir.

2 – Toplantı Gündemi Belirlenir

Toplantı gündemi, bir nevi kendinize verdiğiniz bir brief formatında olmalıdır. Toplantı gündemi hazırlarken; toplantının ana konusu, toplantı sırasında değinilmesi gereken hususlar, katılımcıların geri dönüşleri, toplantı sonucunda elde edilmesi planlanan bilgi ya da plan gibi her bir ince detayı belirlemeniz gerekir.

Toplantı gündemini belirlerken katılımcıları ve katılımcıların görevlerini de mutlaka göz önünde bulundurmalısınız. Toplantı yönetiminde amaç yalnızca toplantının kusursuz geçmesini sağlamak değil; toplantıya katılan herkesin toplantıdan aynı verimi almasını sağlamaktır.

Eğer toplantı gündeminiz fazla kalabalıksa ve bu da toplantının süre gereksinimini gereğinden fazla uzatacaksa; bu noktada toplantı sayısını artırarak süreyi bölmeniz gerekebilir.

3 – Toplantıda Kullanılacak Sunum ve Dokümantasyonlar Hazırlanır

Toplantı gündemini belirledikten ve toplantınız için anahtar noktaları keşfettikten sonra almanız gereken ilk aksiyon, tüm gündemi içeren ve toplantınıza fayda sağlayacak sunum ve dokümantasyonları hazırlamaktır.

Pek çok toplantıda, aktif kullanılsın ya da kullanılmasın, mutlaka bir sunum bulunur. Çoğu zaman bu sunumlar herhangi bir amaçla değil; alışkanlıktan dolayı hazırlanır. Oysa bu sunumların çok daha efektif bir şekilde değerlendirilmesi mümkündür.

Toplantı öncesinde hazırlayacağınız sunum, belge, veri ve benzeri dokümanları toplantı katılımcılarıyla paylaşmanız, toplantının muhtemelen çok daha verimli geçmesini sağlayacaktır. Katılımcılar toplantınız için hazırlıklı olacak ve toplantıya çok daha fazla katılım gösterecektir.

4 – Toplantı Takvimi Planlanır

Toplantı takviminin planlanması oldukça önemli bir adımdır. Özellikle kalabalık toplantılar söz konusu olduğunda, pek çok toplantı belirtilen saatten daha geç başlar. Bunun sebebi elbette insanların yoğun olmasıdır.

Bunu önlemek için, toplantı takvimlerinizi toplantıdan en az 1 hafta önce planlamalısınız. Şayet mümkün değilse; haftanın ilk günü erken saatlerde toplantı takvimini katılımcılar ile paylaşmalısınız. Böylelikle katılımcılar haftalarını organize ederken toplantıyı da göz önünde bulundurabilir.

5 – Toplantı Yönetimi Sağlanır

Toplantı sırasında, toplantının gündem sınırları içerisinde kalması çok önemlidir. Başarılı bir toplantı yönetimi için başarılı bir moderatör olmak gerekir.

6 – Katılımcıların İlgisi Diri Tutulur

Toplantılar ne kadar bilgi dolu ve ilgi çekici olursa olsun, katılımcılar muhtemelen çok geçmeden toplantıya karşı ilgilerini kaybedecektir. Bu sebepten özellikle çok kalabalık olmayan toplantılarda, mümkün olduğunca katılımcılara söz hakkı vermeli ve interaktif bir toplantı ortamı yaratmalısınız.

7 – Toplantı Sonuçlandırılır

Toplantı sırasında konuşulanlar, yapılan planlar ve alınan kararlar özet olarak toplantı sonucunda toparlanır. Bununla birlikte görev dağılımı son bir kez gözden geçirilerek hiçbir katılımcının aklında soru işareti kalmadığından emin olunur. Toplantı sonuçlandırılırken katılımcıların da geri dönüşüyle, bir sonraki toplantı için tahmini tarihler elde edilebilir.

8 – Toplantı Raporlanır

Toplantılar mükemmel dahi geçse yazılı bir doküman bulunmadığı sürece unutulmaya mahkumdur. Edindiğiniz bilgiler ve aldığınız kararların kalıcı olması için toplantı sırasında aldığınız notları ve gerçekleştirdiğiniz raporlamayı tüm katılımcılar ile paylaşmalısınız.

Böylelikle hem katılımcılar toplantının detaylı notlarına sahip olabilir hem de bir sonraki toplantıya daha nitelikli bir şekilde katılabilir.

Toplantı yönetimi nedir sorusunu yanıtladığımız bu içeriğimizde, etkili bir toplantı yönetimi için izlenmesi gereken temel adımları ele aldık.

Daha etkin bir toplantı planı oluşturmak için SWOT analizi nedir konusuna hâkim olmanız faydalı olabilir.