İmza Sirküsü Nedir ve Nasıl Alınır?

Şirket kurma aşamasında birçok resmi belge ve prosedürle karşılaşmanız son derece normal. Bu süreçte genellikle ilk kez duyduğunuz terimler de olabilir. İşte bu terimlerden biri de “imza sirküsü”. Küçük ve orta ölçekli işletmeler ya da yeni bir girişime adım atanlar için bu belgenin ne olduğunu bilmek, resmi işlemleri eksiksiz tamamlamak açısından büyük önem taşır. İmza sirküsü, bir şirketin dış dünyayla yaptığı resmi yazışmalarda hangi yetkilinin imza atmaya yetkili olduğunu gösteren resmi bir belgedir. Şirketin itibarını ve işlemlerinin geçerliliğini koruyan bu belge, birçok kurum ve kuruluşla olan iletişimde kilit rol oynar.

Yeni bir işletme kurarken, hem zaman kaybı yaşamamak hem de olası hataların önüne geçmek için bu tür belgeleri önceden tanımakta fayda var. Şimdi, imza sirküsünün ne olduğuna, nasıl alındığına ve işlevine daha yakından bakalım.

İmza Sirküsü Nedir?

İmza sirküsü, bir şirketin temsil ve ilzama yetkili kişisinin veya kişilerin imzalarını ve bu yetkinin kapsamını gösteren, noter onaylı bir belgedir. Başka bir deyişle; bir şirket adına kimlerin resmi evraklara imza atabileceğini ve bu imzaların geçerliliğini belgeleyen resmi bir dokümandır. Şirketin türüne göre bu belge tek bir kişiyi kapsayabileceği gibi, birden fazla kişinin imzasına da yer verebilir.

Sıklıkla “imza beyannamesi” ile karıştırılsa da bu iki belge aynı şey değildir. İmza sirküsü, tüzel kişiliğe sahip şirketler için düzenlenirken, imza beyannamesi daha çok şahıs işletmeleri için geçerlidir. İçeriği itibarıyla, sadece bir kişinin imza örneğini değil, şirket içinde imzaya yetkili diğer kişilerin de bilgilerini içerir.

İmza Sirküsü Ne İşe Yarar?

Şirketinizin faaliyetlerini sürdürebilmesi için birçok farklı kurumla resmi ilişkiler kurmanız gerekir. Bankalar, kamu kurumları, noter işlemleri, sözleşmeler ve daha pek çok alanda sizden imza sirküsü talep edilir. Çünkü bu belge, işlemi yapan kişinin gerçekten şirket adına yetkili olduğunu kanıtlar.

Özellikle şu alanlarda imza sirküsüne ihtiyaç duyulur:

• Banka hesabı açılışları
• Resmî sözleşme imzalama süreçleri
• Vergi dairesi işlemleri
• Gümrük ve ticaret işlemleri
• Noter işlemleri
• Kamu ihalelerine katılım

Bu belgeyi sunmadan yapılan işlemler, ilerleyen dönemde hukuki geçersizlikle karşılaşabilir. Dolayısıyla, şirket adına yapılan her resmi işlemde imza sirküsünün varlığı, hem sizin hem de muhatap olduğunuz tarafın güvenliği açısından oldukça kritiktir.

İmza Sirküsü Nasıl Alınır?

İmza sirküsü almak aslında oldukça basit bir işlemdir. Ancak bu sürecin eksiksiz ilerleyebilmesi için belirli adımların ve belgelerin hazır olması gerekir. Aşağıda, imza sirküsü nasıl alınır sorusunun yanıtını adım adım bulabilirsiniz.

1. Hazırlık: Şirket kuruluşu tamamlandıktan sonra Ticaret Sicil Gazetesi’nde yayımlanmış olan kuruluş ilanınız olmalıdır. Bu ilan, yetkililerin tescil edildiğini gösterir.
2. Notere Başvuru: Şirket yetkilileri, belirlenen evraklarla birlikte herhangi bir notere başvurarak imza sirküsünü düzenletebilir.
3. Gerekli Belgeler:
   • Şirketin Ticaret Sicil Gazetesi örneği
   • Vergi levhası
   • Şirketin yetkilisine ait kimlik belgesi
   • Şirket kaşesi (bazı noterlerde gerekebilir)

İlgili belgelerle notere başvurulduğunda, noter imza sirküsünü düzenler ve onaylar. Noter imza sirküsü ücreti ise her yıl değişebilir; 2025 yılı itibarıyla noterden imza sirküleri çıkartmanın ücreti her bir nüsha için 491 TL olarak belirlenmiştir. Noter için gitmeden önce resmi siteden ya da doğrudan telefonla arayarak bilgi alınması önemlidir.

Eğer fiziksel bir ofisiniz yoksa ve işlemleri uzaktan yürütüyorsanız, maslak sanal ofis hizmetlerinden yararlanarak belgelerinizi daha kolay yönlendirebilirsiniz.

İmza Sirküsü Geçerlilik Süresi

İmza sirküsünün geçerlilik süresi, hukuken net bir süreyle sınırlı değildir. Ancak uygulamada bu belgenin 3 yıl içinde güncellenmesi önerilir. Şirket yetkililerinde bir değişiklik olduğunda ise sirkü yeniden düzenlenmelidir. Örneğin, şirket müdürü değiştiyse, bu değişikliği yansıtan yeni bir imza sirküsü alınmalıdır.

Ayrıca, bazı kamu kurumları ya da özel sektör firmaları, sizden güncel tarihli bir sirkü talep edebilir. Bu tür durumlar için belgelerinizi belli aralıklarla kontrol etmeniz faydalı olur. Değişiklik olmadıysa bile, imza sirküsünü yenilemek zaman zaman zorunlu hale gelebilir.

İşlerinizi yürüttüğünüz ortam da bu süreci etkileyebilir. Eğer ortak kullanım alanlarında, profesyonel bir ortamda çalışıyorsanız, maslak hazır ofis çözümleri gibi seçeneklerle bu tür belgeleri düzenli olarak güncellemek daha kolay hale gelir.

İmza Beyannamesi ile İmza Sirküsü Arasındaki Farklar

İmza beyannamesi ve imza sirküsü, genellikle birbirine karıştırılan iki farklı belgedir. Ancak kullanım amaçları ve kapsamları açısından aralarında belirgin farklar bulunur.

• İmza Beyannamesi: Şahıs şirketleri için geçerlidir. Tek bir kişinin imza örneğini içerir. Noterde düzenlenir ve şirket kuruluş aşamasında gereklidir.
• İmza Sirküsü: Tüzel kişilik sahibi olan anonim ya da limited şirketlerde kullanılır. Şirket adına imzaya yetkili kişilerin tümünün bilgilerini ve imza örneklerini içerir.

Bu iki belge arasındaki farkı anlamak, şirket türünüze göre doğru belgeyi edinmenizi sağlar. Yeni kurulan bir şahıs işletmesiyseniz imza beyannamesi yeterli olabilirken, daha büyük çaplı bir yapılanmanız varsa imza sirküsü kaçınılmazdır.

Resmi Süreçlerde Hazır Olun

Şirket kuruluş sürecinde resmi prosedürleri eksiksiz tamamlamak, ileride karşılaşılabilecek hukuki ya da idari sorunları en aza indirir. İmza sirküsü de bu sürecin önemli bir parçasıdır. Belgelerinizi zamanında ve doğru şekilde hazırladığınızda, resmi yazışmalarda ya da kurumlarla olan iletişimde gecikme yaşamazsınız.

Ayrıca iş dünyasındaki güncel gelişmeleri, belge düzenlemelerini ve şirket yönetimiyle ilgili ipuçlarını takip etmek isterseniz, windowist blog üzerinden birçok farklı konuda bilgi alabilirsiniz.

Girişim yolculuğunuzda daha sağlam adımlar atmak istiyorsanız, resmi belgelerinizi şansa bırakmamanızda fayda var. Şirketinizin temellerini güvenle atmak için gereken tüm belgeleri zamanında temin edin ve işinize odaklanın.