İş hayatı ile bütünleşerek kimi zaman sorunların çözümü olan kimi zaman ise ağır bir yük olan toplantılar, sevilsin ya da sevilmesin çalışma hayatının olmazsa olmazı konumundadır. Öyle ki, kimilerinin zaman zaman koskoca bir iş gününü dahi toplantılara ayırdığı olmuştur. Zaman zaman aradaki anlaşmazlıkları gidermek için, zaman zaman bir sorunu çözmek için, zaman zaman ise yeni fikirler yaratmak için organize edilen toplantılarda neredeyse herkesin ortak bir sorunu bulunur. Bu sorun, toplantıların yeterince verimli geçmemesidir. Özellikle uzaktan çalışma modeline geçilmesi ile birlikte, ekip içi toplantılarda verimlilik eğrisi sık sık düşüşe geçebilmektedir. Sizler de verimli toplantı nasıl yapılır ve püf noktaları nelerdir öğrenmek istiyorsanız, aşağıdaki başlıkları inceleyebilirsiniz.

Verimli Toplantı Nasıl Yapılır?

Verimli toplantı nasıl yapılır sorusuna verebileceğimiz pek çok yanıt ve sunabileceğimiz pek çok örnek bulunur. Bu örneklerden bazıları almanız gereken aksiyonları nitelendirirken, bazıları ise kendinize sormanız gereken soruları içerir.

Verimli bir toplantı gerçekleştirmek için yalnızca toplantıya katılan kişileri değil; ayrıca toplantıyı da yönetmeniz gerekir. Bu noktada en önemli husus, toplantının amacını ve hedefini belirleyerek tüm detayları bu iki ana kriter üzerine kurmaktır. Verimli toplantı teknikleri söz konusu olduğunda, aşağıdaki 8 adım bir sonraki toplantınızın verimini kesinlikle artıracaktır.

Not: Toplantılarınızın daha verimli geçmesini istiyorsanız, toplantı notları ve verimli toplantı metotları hakkında hazırladığımız şu içeriklerimizi inceleyebilirsiniz:

• Toplantı Yönetimi Nedir?
• Toplantı Notları Nasıl Tutulur?

1 – Planlan Toplantı, Gerçekten Bir Toplantı Mı?

Bir toplantı planlarken, toplantıda konuşulması muhtemel konular gerçekten kayda değer gözükebilir. Ancak bu konuları biraz şekillendirmeye çalıştığınızda, aslında bazılarının dakikalar dahi sürmeyeceğini fark edebilirsiniz. Bu noktada da kendinize şu soruyu sormanız gerekir; her toplantı, gerçekten bir toplantı mıdır?

• Sunumlar: Şayet bir toplantıda karşılıklı fikir alışverişi yoksa, toplantı katılımcıları toplantıda herhangi bir görüş bildirmiyorsa ve tek bir kişi önceden hazırlanmış bir dokümanı sunuyorsa; bu aktiviteyi sunum olarak adlandırmak hiç de yanlış olmayacaktır. Evet, toplantı sebeplerinden belki de en önemlisi iş hayatının her alanında kullanılan sunumlardır. Ancak sunum toplantıları ile diğer toplantılarda oldukça farklı pratikler kullanılmalıdır. Sunum ne kadar bilgi dolu ve heyecanlı olursa olsun, muhtemelen katılımcıların büyük bir çoğunluğu bir zaman sonra sunuma karşı ilgisini kaybedecektir. Bunu önlemek için atmanız gereken ilk adım, toplantı öncesinde tüm katılımcılarla sunumu paylaşmak ve toplantı sırasında ise interaktif bir şekilde ilerlemektir. Sunumdaki konu ile ilgili katılımcılara görüşlerini sunmak, katılımcıların ilgisini taze tutmak konusunda oldukça başarılı bir pratik olacaktır.
• Durum Değerlendirmeleri ve Güncellemeler: Sıkça karşımıza çıkan bir diğer toplantı sebebi ise durum değerlendirmeleri ve güncellemelerdir. Her ne kadar gerçekleştirilmesi çok elzem toplantılar olsalar da söz konusu büyük bir proje ya da quarter değerlendirmeleri olmadığı sürece; bu toplantı diğerlerine nazaran daha kısa sürecektir. Bu tür toplantılarda katılımcıların odağını her zaman sunacağınız bilgilerde tutmalı ve hatta mümkünse; bu konuda onlara da söz hakkı tanımalısınız. Özellikle yapılan durum değerlendirmesi sonrasında mevcut bir projede değişiklik gerçekleştirilecekse; toplantının katılımcılarını bu yönde harekete geçirmeyi denemelisiniz.

İş hayatında gerçekleştirilen toplantıların tamamı “toplantı” olarak adlandırılsa da yukarıdaki iki örnekten de anlaşılabileceği üzere her toplantı aslında farklıdır ve farklı yaklaşımlara ihtiyaç duyar. Verimli toplantı nasıl yapılır sorusunu yanıtlamadan önce mutlaka bu faktörleri göz önünde bulundurmalısınız. Böylelikle her toplantı tipine uygun çok daha verimli bir akış planlayabilirsiniz.

2 – Katılımcıları Toplantı Gündemi Hakkında Bilgilendirin

Verimli toplantı nasıl yapılır sorusunun yanıtlarından biri de kesinlikle katılımcıları toplantı gündemi hakkında bilgilendirmektir. Çalışma hayatında neredeyse her departman ve her çalışan büyük bir yoğunluğa sahip olduğundan, yalnızca başlığı belirlenmiş olan toplantılar konusunda muhtemelen kimse bir ön hazırlık yapmak istemeyecektir.

Ancak genel hatları, başlıkları ve işleyişi daha önceden belirlenen toplantılar söz konusu olduğunda muhtemelen katılımcıların önemli bir çoğunluğu öncesinde paylaştığınız bilgileri inceleyecek ve toplantıya bu şekilde katılım sağlayacaktır. Bunun sonucunda ise, standart bir toplantıya oranla akışı çok daha kesin ve çok daha interaktif bir toplantı gerçekleştirebileceksiniz.

3 – Toplantı Takvimini Belirleyin, Katılımcıları Haberdar Edin

Özellikle söz konusu büyük toplantılar olduğunda ister online isterse de yüz yüze olsun, toplantıların büyük bir çoğunluğu geç başlayacaktır. Bunun temel sebebi, toplantıların gereğinden çok daha rastgele bir şekilde planlanmasıdır.

Hiç gündemde yokken bir Salı günü, katılımcıları Perşembe günü toplantı yapacağınıza dair bilgilendirirseniz; muhtemelen katılımcılar kendilerini tam olarak bu toplantıya hazırlayamayacak ve hatta vakitlerini uyarlamakta dahi zorluk çekecektir.

Toplantı takvimi, mümkünse en az toplantıdan 1 hafta önce; mümkün değil ise haftanın ilk günü erken saatlerde belirlenmelidir. Böylelikle tüm katılımcılar, haftalık planlamalarında toplantıyı da göz önünde bulundurabilirler.

4 – Zaman Yönetimini İyi Yapın

Her toplantının aynı süre içerisinde aynı verimlilikte tamamlanması mümkün değildir. Bunun sebebi bazen toplantının konusu bazen ise katılımcıların toplantı alışkanlıklarıdır. Eğer toplantılarınızı kendi ekibiniz için planlıyorsanız; bu noktada ekibinizin alışkanlıklarını göz önünde bulundurmanız oldukça önemli olacaktır. Şayet ekibinizin toplantıda geçen 40 dakikadan sonra dikkati dağılıyor ve toplantı konusuna ilgisi azalıyorsa; toplantı zamanını planlarken mutlaka bu hususu göz önünde bulundurmalısınız. İlgisiz ve dikkati dağınık katılımcılar karşısında verimli bir toplantı gerçekleştirmek mümkün olmayacaktır.

1 saati aşan ve çok fazla konu barındıran toplantılar, şayet şartlar el veriyorsa hiç yapılmamalıdır. 2 saatlik bir toplantı gerçekleştirmek yerine bu toplantıyı 2’ye bölerek haftanın 2 gününde gerçekleştirmek, toplantıdan elde edeceğiniz verimi kesinlikle olumlu yönde etkileyecektir.

5 – Toplantının Konu Bütünlüğünü Sağlayın

Söz konusu ekip ya da şirket içi toplantılar olduğunda, konu bütünlüğü her an yıkılmaya hazırdır. Katılımcılardan birinin vereceği bir örnek, bir başka katılımcının ortaya atacağı bir fikir ve benzeri hususlar saatlerce planladığınız toplantının çöpe gitmesine sebep olabilir. Bunu önlemek için, toplantınız sırasında moderatörlük rolünü üstlenmeli ve konunun dağılmasını önlemelisiniz.

6 – Katılımcıları Toplantıya Aktif Olarak Dahil Edin

Verimli geçen toplantıları diğer bir anahtarı ise, katılımcıları toplantıya aktif olarak dahil etmektir. Katılımcılar, kendilerine söz hakkı tanınmadığında ya da görüşleri alınmadığında hızla toplantıya karşı olan ilgilerini kaybedebilirler ve bu oldukça doğaldır.

Özellikle proje toplantılarında, katılımcıların aktif olarak toplantıya katılım göstermesini sağlayın. Kalabalık olmayan toplantılarda, mümkünse her 10 dakikada bir mutlaka her bir katılımcıya söz hakkı tanıyın.

7 – Toplantı Notları Tutun ve Paylaşın

Moderasyonunu sizin gerçekleştirdiğiniz toplantılarda bizzat not tutmanız mümkün olmayacaktır. Bu gibi durumlarda, bir katılımcıyı mutlaka not tutmakla görevlendirin. Toplantı çıktılarını ve toplantıdaki önemli hususları, toplantı sonrasında tüm katılımcılarla paylaşın.

Gerçekleştireceğiniz bu çalışma, toplantıda konuşulanların unutulmamasını ve sonraki toplantılarda tüm katılımcıların çok daha temelli olmasını sağlayacaktır.

8 – Toplantıları Netleştirerek Sonlandırın

Verimli toplantı nasıl yapılır sorusunun son yanıtı ise, her bir toplantının netleştirerek sonlandırılmasıdır. Özellikle takvimlerin yoğun olduğu dönemlerde, pek çok toplantı her açıdan aceleye gelebiliyor. Bunun sonucunda ise toplantı katılımcıları kafa karışıklığı yaşıyor.

Kafa karışıklığını önlemek ve toplantının amacına ulaştığından emin olmak için, tüm gündem maddeleri konuşulduktan sonra toplantıyı özetlemeli; gerekiyorsa görev dağılımı yapmalı ve hatta bu konuyla ilgili yapılacak bir sonraki toplantının tarihini dahi belirlemelisiniz. Böylelikle, tüm katılımcılar toplantının net çıktılarını anlamlandırabilir.

Görüldüğü üzere verimli toplantı nasıl yapılır sorusuna verilebilecek pek çok yanıt bulunur. Hatta, 8 değil 88 yanıt vermek dahi mümkündür. Ancak bunlar arasında en önemlileri, şüphesiz yukarıda sıralananlardır. Tüm bunlara ek olarak, verimli toplantıların kaderini derinden etkileyen bir konu daha bulunur; toplantı ortamı. Söz konusu küçük boyutlu toplantılar olduğunda küçük bir toplantı odası ya da bir Zoom bağlantısı tek başına yeterli olacaktır. Ancak söz konusu koskoca bir şirketin neredeyse tüm çalışanlarının katıldığı büyük bir toplantı olduğunda, muhtemelen bir konferans salonuna ihtiyaç duyacaksınız. Şayet konferans salonu kiralama hizmetine ihtiyaç duyuyorsanız; Windowist sizler için benzersiz bir çözüm olabilir. Eğer küçük ya da orta boyutlu bir ekipseniz ve hazır ofis hizmetinden faydalanıyorsanız, bu ofislerde toplantı ortamı yaratmanın bir hayli kolay olduğunu mutlaka bilmelisiniz.