Toplantı notları nasıl tutulur sorusunun yanıtı kişiden kişiye ve alışkanlıktan alışkanlığa göre değişse de değişmeyen tek gerçek vardır; toplantıda not tutmak hayati bir öneme sahiptir! Küçük ya da büyük fark etmeksizin bir toplantılarda konuşulan gündem maddeleri çoğu zaman katılımcıların akıllarında yarım yer eder. Toplantı sonrasında katılımcıların eksikliğini gidermek ve asla akıllardan uçup gitmeyecek bir doküman bırakmak için, toplantı notları olmazsa olmaz konumundadır.

Elbette toplantıda not tutmak kolay bir iş değildir. Ancak günümüzde teknolojiler sağ olsun, toplantı notları çok daha efektif bir şekilde tutulabilir. Aşağıdaki başlıkları inceleyerek toplantı notları nasıl tutulur ve neler yapılmalı gibi soruların yanıtlarını bulabilirsiniz.

Toplantı Notları Nasıl Tutulur?

Toplantı notları oldukça nizami ve özet bir şekilde tutulmalıdır. Toplantı süresince hem odağınızı kaybetmemeli hem de toplantıda konuşulan anahtar konuları ve alınan kararları özet olarak not almalısınız. Toplantı notu tutarken her duyduğunuzu yazmaya çalışmamalı yalnızca önemli hususları not almalısınız.

Elbette böyle söylemek kolay, peki bunları nasıl sağlayacaksınız? Gelin, birlikte inceleyelim:

1 – Kullanacağınız Araçları Belirleyin

Toplantıda not tutarken kullanacağınız araçları belirlemeli ve toplantı öncesinde bunları hazır etmelisiniz. Günümüzde toplantı notu tutarken kağıt kalem kullanmak ya da laptop kullanmak arasında hiçbir farklılık bulunmaz. Farklılık, sizin alışkanlıklarınızdadır.

Eğer kendinizi kalem ve kağıt kullanırken daha rahat hissediyorsanız, kesinlikle bu yöntemi kullanmaya devam etmelisiniz. Ancak kağıt ve kalem kullanırken, elektronik cihazlara oranla daha yavaş olabilirsiniz. Bunu aşmak için kendinize has metotlar geliştirmeli ve kesinlikle duyduğunuz her cümleyi not almaya çalışmamalısınız. Ayrıca toplantı sırasında bir sayfa size muhtemelen yetmeyeceğinden, toplantıya ekstra kağıt getirmeli ihmal etmemelisiniz. Kalem olarak ise tükenmez kalemleri tercih edebilirsiniz. Toplantı esnasında yanlış bir cümle ya da kelime yazdığınızda, silmek yerine üzerini karalamayı tercih edebilirsiniz.

Eğer kendinizi bilgisayar ya da tablet gibi elektronik cihaz kullanırken daha rahat hissediyorsanız, bu yöntemi kullanmaya devam etmelisiniz. Özellikle dokunmatik ekranlı tabletlerde not alma işlemi diğerlerine kıyasla çok daha pratik olabilir.

2 – Not Almaya Değil; Konuşmacılara Odaklanın

Başarılı ve etkili not almanın en önemli anahtarlarından biri, not alırken not almaya değil; konuşmacılara odaklanmaktır. Böylelikle tam olarak neyi not almanız gerektiğini ve nasıl not almanız gerektiğini çok daha başarılı bir şekilde takip edebilirsiniz.

3 – Her Duyduğunuzu Değil; Anahtar Noktaları Not Edin

Toplantı sırasında neyi not alacağınızı bilmek aslında verimli notlar almanın en önemli basamağıdır. Eğer toplantı sırasında her duyduğunuzu not almaya çalışırsanız muhtemelen hem konuşmacının hızına yetişemeyeceksiniz hem de katıldığınız toplantıdan aslında hiçbir şey anlayamayacaksınız.

Bunu önlemek için, her duyduğunuzu değil; yalnızca toplantının ana gündem konularını not almalısınız. Toplantı sırasında hangi konuların önemli hangilerinin ise önemsiz olduğuna karar vermek zor olabilir. Bunu sağlamak için, toplantıya katılmadan önce toplantı gündemini iyice incelemeli ve bu toplantının amacını iyi analiz etmelisiniz.

Not: Toplantılarınızın daha verimli geçmesini istiyorsanız, toplantı yönetimi ve verimli toplantı metotları hakkında hazırladığımız şu içeriklerimizi inceleyebilirsiniz:

• Verimli Toplantı Nasıl Yapılır?
• Toplantı Yönetimi Nedir?

4 – Not Alırken Kendinize Has Semboller ya da Şemalardan Faydalanın

Özellikle görev dağılımı ya da proje geliştirme toplantılarında teknik pek çok detay olabilir. Ne kadar hızlı bir not tutucu olursanız olun; bu noktada tüm notlarınızı efektif bir şekilde almanız mümkün olmayabilir.

İş akışı, görev dağılımı, proje KPI’ları ya da verileri gibi konular söz konusu olduğunda kendinize has semboller ya da şemalar kullanarak hızlı notlar almak, size fayda sağlayabilir. Ancak burada önemli bir nokta bulunur; kullandığınız hiçbir sembol ya da akış şeması, rastgele olmamalıdır. Aldığınız notları tekrar okuduğunuzda, mutlaka anlayabileceğiniz türde içerikler kullanmalısınız.

İlk etapta zor gelse de tüm bu sürece alıştığınızda, bu metot sizin için bir can kurtaran olacak.

5 – Vurgulu Anahtar Kelimeler Kullanın

İçerisinde bulunduğunuz toplantıda karlılığı artırmak için maliyetin düşürülmesinden bahsediliyor ancak bu konu arasına pek çok ek yapılıyorsa, öncelikle konuyu vurgulu bir şekilde not almalı ve konuşmacının bahsettiği alt başlıklarla ilgili bir listeleme oluşturmalısınız.

“Yükseltilmeli”, “…. Hazırlanmalı”, “Raporlanmalı” gibi doğrudan bilgi sağlayan kelimeler, gereksizce uzatılan cümle kalıplarına oranla size çok daha fazla yardımcı olacaktır.

6 – Notlarınızı Derleyin ve Raporlaştırın

Toplantı sonrasında, katılımcılar ya da yöneticiler muhtemelen sizlerden toplantı sırasında aldığınız notları talep edecektir. Toplantılar sizin için oldukça hareketli geçeceğinden, muhtemelen notlarınızın ilk formatı büyük bir kaos içerisinde olacaktır. Bu kaosu önlemek ve katılımcılara daha iyi iç görüler sağlayabilmek adına notlarınızı derlemeli ve hatta raporlaştırmalısınız.

Notlarınızı derlerken öncelikle konuları toplantı akışına göre sıralamalı ve hatta mümkünse konuları başlık ve başlığı takip eden alt başlık formatında sıralamalısınız. Böylelikle hem ilgili konuların önem seviyesi hem de toplantı akışı hazırladığınız dokümanda da net bir şekilde görülebilir.

Not alırken kullandığınız semboller, akışlar, kısaltmalar ve benzeri pratikler diğer katılımcılar için hiçbir anlam ifade etmeyeceğinden; tüm bu metinleri geliştirerek raporunuza eklemelisiniz.

Toplantı notları nasıl daha verimli bir şekilde tutulur sorusuna 6 adımda yanıt verdik. Tüm bu adımları takip ederek toplantılarınızda çok daha verimli notlar tutabilir ve raporlamalarınızla katılımcılara büyük faydalar sağlayabilirsiniz.