Toplantın odaları, muhtemelen toplantıların gidişatı ve efektifliği konusunda en çok etkiye sahip hususlardan biridir. Aşırı dekore edilmiş toplantı odaları toplantıdaki kişilerin dikkatini kolaylıkla dağıtabilir. Aynı şekilde iyi dizayn edilmemiş bir toplantı odası da herkes için hoş bir deneyim olmayabilir. Bu noktada hem toplantı odası dizaynı hem de toplantı odası dekorasyonu bir hayli önemlidir. Toplantı odası dizaynı; toplantıdaki kişilerin hem rahat etmesini hem de aynı anda minimal bir stres içerisinde olmasını sağlamalıdır. Dekorasyon ise aynı anda hem markanızın kurumsal kimliğini yansıtmalı hem de toplantıdaki kişileri etkilemelidir. Görülebileceği üzere toplantı odası dizaynı ve dekorasyonu, pek çok farklı kriter göz önünde bulundurularak oluşturulmalıdır. Aşağıdaki başlıkları inceleyerek toplantı odası nasıl olmalı sorusuna yanıt bulabilirsiniz.

Toplantı Odaları Nasıl Olmalıdır?

Kapıdan girdiğimiz anda bizi öncelikle ferah ve temiz bir hava karşılamalı. Hoş hafif bir kokuyla bu ortama pozitif bir enerji yayabilirsiniz. Unutmayın pozitif enerji her zaman pozitif işlerin ortaya çıkmasını sağlar. Kasvetten uzak bir toplantıda diyalogların süzüldüğü fikirlerin yayıldığı bir oda. Toplantı odaları nasıl olmalı? Bilmemiz gereken birkaç ayrıntı hemen aşağıda.

Sahip olduğumuz alanın boyutunu iyi değerlendirmek için doğru seçimlerle başlayın. Mesela küçük dikdörtgen bir oda da ince fakat uzun bir masa kullanmak size alan kazandırır. Orta boyutta kare bir oda da ise yuvarlak bir masa kullanmak yine size ekstra bir alan sağlar.

Her zaman kişiye yetecek kadar sandalye bırakın. Masada gereksiz sandalye kullanmak alanı daraltarak sıkışık bir pozisyon yaratır. Konforu yaratmak daha efektif sonuçları ortaya çıkarır. Bu yüzden koltuk ve sandalye seçimleriniz son derece konforlu olmalıdır.

Çoğu toplantı odalarına baktığımızda tek tip renklerle karşılaşırız. Bunlar genelde beyaz, gri ve siyahtır. Halbuki yapılan araştırmalarda mavi ve yeşil renk tonlarının üretkenliği, odaklanmayı arttırdığı gösterilir. Renk hileleriyle sizde sıradan bir çizgiden dışarıya kaçabilirsiniz.

Sizleri ve ekibinizi harekete geçirmek için duvarlarda motive edici sloganlar ve görseller eklemeyi unutmayın. “Eğer hayal edebiliyorsanız, yapabilirsiniz…” bu sloganlar markanızın veya şirket isminizle özdeşleşmiş hali olabilir.

Toplantı odasında olması gerekenler ise genelde katılımcılar için mutlaka su ve peçetedir. Konuşma ve tartışmanın etkin olduğu anlarda en çok suya ihtiyaç duyulur.

Kesinlikle ısıtma, soğutma ve havalandırma panelleri olmalıdır. Hava akımını sağlayarak temiz bir ambiyans yaratabilirsiniz.

Sizler için toplantı ekipman otomasyonu. Teknolojik erişimin tam olması ve bunu katılımcılarla paylaşmanız gerekmektedir.

Toplantı Odasında Aydınlatma Nasıl Olmalı?

Loş bir ortamdan kaçının… Bu sadece dikkatinizi dağıtmakla kalmaz istenilen verimi de alamazsınız. Tam tersi fazla aydınlatma da gözleri rahatsız ederek yorar. Önemli olan gerekli aydınlatma oranını uygulamaktır.

Bu tip alanlarda 500 lüks aydınlatma seviyesi idealdir. Kamaşma derecesi 19, ortalama düzgünlüğü ise en az 0,60 seviyesinde olmalıdır. Renksel geriverim indeksinin ise 80 veya daha yüksek bir değerde olması önerilir. Tavan için led ışıklar genelde kullanılan aydınlatma türüdür. Duvarlarda kullanılan aydınlatma dekor olarak da kullanılabilir. Duvar aydınlatmalarını dim (parlaklığı değiştirilebilir) olarak tercih ederseniz ışığı istediğiniz gibi kısabilirsiniz.

Toplantı veya yapacağınız sunum, aydınlatma seyrini de değiştirebilir. Değişen teknolojiyle de kontrol panelini bu noktada kullanırsınız. Örneğin sunum esnasında vurgu yapmak istediğiniz konuda ışığı azaltıp odağı tamamen konu üzerine çekebilirsiniz. Ya da konuşmacı üzerine aydınlatmayı arttırıp etkiyi tam üzerinize çekebilirsiniz.

Toplantı odası olsun olmasın, ofislerde aydınlatma konusu hakkında bilgi sahibi olmak istiyorsanız; ideal ofis aydınlatması nasıl olmalı isimli içeriğimizi inceleyebilirsiniz.

Toplantı Odasında Masa Düzeni Nasıl Olmalı?

Kurduğumuz masa düzeninde, masa odanın boyutuna uygun boyutta olmalıdır. Masanın boyutu kenarlarda kalan boşlukların iki katı kadar olmalıdır.

Örnek vermek gerekirse, 4×4 metrelik bir odanın ortasında konumlandıracağınız masanın ölçüleri 2×2 olmalıdır. Her zaman duvardan uzak orta konumda geniş ve ferah bir alanda olmalıdır. Yuvarlak tipli masalarda ise bu oran çap olarak kullanılabilir.

Katılımcılar için ayrılması gerek alan ise kişi başına 50 cm olmalıdır. Eğer katılımcı fazlaysa bu 40 cm de olabilir tabii.

Renk ve tasarımda odanın geri kalanıyla uyum içinde olmalıdır. Zıt renk kullanımı genellikle göz yorduğu ve dikkat dağıtacağı için bu renkler çok önerilmez.

Toplantı odası haricinde ofislerde efektiflik sağlayan masa düzenleri hakkında bilgi sahibi olmak istiyorsanız; Ofiste Masa Düzeni Nasıl Olmalı? isimli içeriğimizi inceleyebilirsiniz.

Toplantı Odasında Oturma Düzeni Nasıl Olmalı?

Odanızın boyutuna göre toplantı odanızda oturma düzenini şu şekillerde düzenleyebilirsiniz:

–Oval veya daire toplantı: Yuvarlak masa toplantısında eşit düzeyde yetkililerin ve temsilcilerin katıldığı demokratik bir toplantı düzenidir.

– L veya V düzeni: Genelde toplantı için uygun olmayan ortamlarda avantaj sağlayabilir fakat çok kullanılmayan ve etkili olmayan bir düzendir.

– Konferans düzeni toplantı: Bu düzen daha çok katılımcı içeren ve bilgilendirme, yönlendirme, eğitme, emir verme amacıyla yapılan toplantılardır. Yönetici ön planda ya da üst konumdadır. Katılanlar ise tamamen yönetici karşısındadır.

– U düzeni toplantı: En çok kullanılan toplantı oturma düzenidir. Etkileşim ve iletişimi rahat ve aktif bir şekilde sağlayan bir yöntemdir.

–Dikdörtgen Düzeni toplantı: 7-11 kişilik genelde heyet, kurul komisyon, karar alma, danışma, müzakere, değerlendirme, eşgüdüm vb. amaçlar için uygulanan bir düzendir. Heyet başkanları veya yöneticiler masanın orta tarafında otururlar.

-Kare düzeni toplantı: Küçük 3-4 kişilik toplantılar için en uygun masa düzenidir.

Sizler de her detayı düşünülmüş toplantı odalarında verimli toplantılar yapmak istiyorsanız, hazır ofis hizmetimizi inceleyerek işiniz için her detayı düşünülmüş bir ofise ve bu ofisle birlikte bir toplantı odasına da sahip olabilirsiniz!